Нотариус | Государственный департамент
Как подать заявление на новую нотариальную комиссию?
Чтобы подать заявку на комиссию, вы должны создать новую учетную запись или войти в существующую учетную запись NY Business Express. Чтобы подать заявку на получение лицензии через Интернет, выполните следующие действия:
- Войдите в онлайн-систему по адресу: https://businessexpress.ny.gov; затем нажмите «Поиск приложений» и найдите «Нотариус»
- Войдите или создайте учетную запись NY.gov.
- Нажмите кнопку «Применить» для типа комиссии, на которую вы хотите подать заявку (традиционный нотариус или электронный нотариус).
.
Вы сможете войти в свою учетную запись и просмотреть статус своего заявления.
В настоящее время я являюсь традиционным нотариусом, но хотел бы зарегистрироваться в качестве электронного нотариуса. Могу ли я изменить тип комиссии?
Нет, вы не можете изменить тип лицензии.
Вы должны быть нотариусом, чтобы быть электронным нотариусом, что требует от вас регистрации возможности совершать электронные нотариальные действия. Выполните следующие шаги, чтобы зарегистрировать свою способность совершать электронные нотариальные действия, подав заявку на электронную нотариальную комиссию онлайн:
- С 1 февраля st доступ к онлайн-системе можно получить по адресу: https://businessexpress.ny.gov; затем нажмите «Поиск приложений» и найдите «Нотариус»
- Войдите или создайте учетную запись NY.gov.
- Выберите вариант Подать заявку на комиссию электронного нотариуса.
- Следуйте инструкциям, чтобы найти свою запись и перейти к электронной регистрации у нотариуса.
.
В настоящее время я имею лицензию нотариуса. Когда я получу лицензию электронного нотариуса, что произойдет с моей традиционной лицензией нотариуса?
После выдачи вашей электронной нотариальной лицензии ваша традиционная нотариальная лицензия будет автоматически аннулирована.
Вы должны использовать свой новый идентификационный номер электронного нотариуса при всех нотариальных заверениях.
Как продлить нотариальную комиссию?
Вы можете продолжать продлевать свою комиссию по почте или посещая местный офис клерка округа.
Скоро: DOS в настоящее время разрабатывает онлайн-систему лицензирования, которая будет принимать повторные назначения через: https://businessexpress.ny.gov. Пожалуйста, вернитесь для получения дополнительной информации.
Мы рекомендуем посетить сайт, чтобы создать или повторно активировать учетную запись NY.gov перед развертыванием.
Как выполнить присягу?
Перед подачей онлайн-заявки загрузите, заполните и получите отсканированную копию (т. е. файл в формате PDF) формы Присяги. Вам будет предложено загрузить заполненную форму в приложение во время процесса подачи заявки. Присяга должна быть заполнена каждый раз, когда вы подаете заявку на новую комиссию или на повторное назначение / продление.
Если я подам онлайн-заявку на первую лицензию, должен ли я также отправить заявку по почте?
Нет. Если Департамент специально не запрашивает дополнительный документ, пожалуйста, не отправляйте свое заявление в Департамент по почте. Отправка дополнительных бумаг или документов в Департамент может привести к задержке обработки вашего онлайн-заявления.
Что делать, если я сдал экзамен до того, как стало доступно онлайн-запись на экзамен?
Результаты экзамена действительны только в течение двух лет. Если вы сдавали экзамен в течение последних двух лет, но до записи на онлайн-экзамен, вас попросят предоставить информацию об экзамене в процессе подачи заявки.
Как проверить статус моего заявления?
Вы можете отслеживать статус своего заявления, войдя в свою учетную запись NY Business Express. Нажмите «Моя панель управления», чтобы просмотреть статус вашей заявки.
Изменения в законодательстве
Новый закон, раздел 135-c Исполнительного закона штата Нью-Йорк, уполномочивает нотариусов совершать электронные нотариальные действия при условии, что они сначала зарегистрируются в Государственном департаменте и соблюдают новые правила выполнения электронных нотариальных заверений.
С 1 февраля 2023 года нотариусы, желающие оказывать услуги электронного нотариуса, смогут зарегистрироваться в качестве электронного нотариуса в Государственном департаменте.
Что такое электронный нотариус?
Электронные нотариусы — это государственные нотариусы, которые зарегистрированы для совершения электронных нотариальных действий, которые могут быть совершены удаленно через Интернет. Электронная нотариальная комиссия уполномочит обладателя лицензии оказывать как электронные удаленные онлайн-нотариальные услуги, так и традиционные нотариальные услуги.
Что такое электронные нотариальные действия?
Электронные нотариальные действия – это нотариальные действия, совершаемые с использованием программного обеспечения для создания и сохранения электронной записи. Электронное нотариальное действие может быть совершено дистанционно, при этом нотариус и подписывающее лицо физически разделены, но могут одновременно общаться друг с другом визуально и по звуку с использованием средств, разрешенных Государственным секретарем.
Эти средства изложены в новых правилах, которые доступны здесь.
Как осуществляется электронное нотариальное заверение?
Электронное нотариальное заверение осуществляется зарегистрированным электронным нотариусом с использованием имеющегося в продаже программного обеспечения, соответствующего постановлениям Государственного департамента. Для предоставления электронного нотариального заверения нотариус должен физически находиться в штате Нью-Йорк во время нотариального заверения. Нотариус должен идентифицировать удаленного подписавшего (также известного как «доверитель») документа любым из следующих трех способов:
- личное знание нотариусом подписавшего;
- с помощью коммуникационных технологий, которые облегчают дистанционное представление подписывающим лицом официального удостоверения личности, приемлемой формы удостоверения личности, анализа учетных данных и подтверждения личности; или
- посредством присяги или заявления свидетеля, который лично знает подписавшего и либо лично известен нотариусу, либо идентифицирован с помощью ранее упомянутых средств связи.
Коммерческое программное обеспечение доступно нотариусам для проверки личности и анализа учетных данных.
Независимо от метода, используемого для подтверждения личности подписывающего лица, для электронных нотариальных заверений, когда лицо, подписывающее документ, появляется удаленно, нотариус должен иметь возможность видеть и взаимодействовать в режиме реального времени с удаленным лицом, подписывающим документ, посредством аудио- технология визуальной коммуникации. Независимо от местонахождения подписывающей стороны, эта технология должна иметь протоколы безопасности для предотвращения несанкционированного доступа. Нотариус должен сделать и сохранить аудиовизуальную запись электронного нотариального заверения и обеспечить наличие резервной копии записи. Эта запись должна храниться не менее 10 лет.
После того, как подписывающее лицо подписало документ, он должен быть передан нотариусу для официального оформления. Это делается путем предъявления нотариусу оформленного документа через программную платформу.
Нотариус должен подтвердить, что документ идентичен документу, подписанному в электронном виде, в присутствии нотариуса, прежде чем поставить печать нотариуса и подпись на документе. Для электронных нотариальных действий, совершаемых дистанционно, необходимо заявление добавить в судебное решение «Это электронное нотариальное действие включало удаленное онлайн-выступление с использованием коммуникационных технологий».
Электронный нотариальный процесс не требует передачи бумажных записей или чернильных подписей подписывающего лица (т. е. доверителя) или электронного нотариуса. Результатом этого процесса является документ, созданный в электронном виде, хранящийся в электронном виде, который может быть выполнен в Интернете и может быть напечатан на бумаге для записи или других целей.
Что такое «оформление бумаги»?
«Оформление на бумаге» — это процесс, посредством которого нотариус, осуществивший нотариальную услугу в электронном виде, оформляет бумажное заверение (сертификат подлинности) того, что материальная копия страницы с подписью и тип документа электронной записи, нотариально удостоверенная таким нотариусом public является точной копией такой электронной записи.
Сколько может взимать электронный нотариус за оформление электронного нотариально заверенного документа?
Два доллара. Определение «нотариальное действие» включает в себя подготовку сертификата подлинности (который является бумажным документом, а не документом, созданным в электронной форме) для любого документа, который был создан посредством электронного нотариального действия.
Что такое удаленное нотариальное заверение рукописного ввода (также известное как «RIN»)?
Дистанционное рукописное нотариальное заверение — это совершение нотариального действия (не электронного нотариального действия) с использованием коммуникационных технологий, когда нотариус и подписывающее лицо находятся в разных местах, для создания бумажного документа. Этот процесс включает использование коммуникационных технологий для проверки личности лица, подписавшего документ, с последующей электронной передачей подписанного чернилами документа удаленному нотариусу для нанесения чернил или влажной подписи.
Разрешено ли нотариальное заверение удаленных чернил в штате Нью-Йорк?
Не позднее 31 января 2023 г. Во время пандемии COVID-19, как и во многих юрисдикциях, практика RIN была разрешена указом исполнительной власти. После пандемии RIN был разрешен в штате Нью-Йорк временным законом (раздел 135-c Закона об исполнительной власти, «Дистанционное нотариальное заверение чернил») наряду с электронным нотариальным заверением в соответствии со стандартами, предусмотренными во временном законе. С 31 января 2023 г. в штате Нью-Йорк разрешено только электронное нотариальное заверение путем отмены § 135-c Исполнительного закона «Удаленное нотариальное заверение чернил» и замены его § 135-c Исполнительного закона «Электронное нотариальное заверение».
Принимаются ли нотариально заверенные электронные документы секретарем округа или другими государственными учреждениями?
Да, с использованием процесса распечатки. В новом законе, в частности, говорится, что «[] окружной клерк, городской регистратор или другой регистратор, где это применимо, должны принимать для записи материальную копию электронной записи, которая иным образом может быть записана в соответствии с законами этого штата .
если запись удостоверена нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариального действия». Исполнительный закон штата Нью-Йорк, § 135-c(6)(d)(ii). Чтобы быть принятым, нотариус должен сначала удостоверить нотариально заверенный документ в электронном виде. Исполнительный закон штата Нью-Йорк, § 135-c(6)(d)(i). Конкретные вопросы о подаче таких документов следует направлять в офис подачи документов, куда будет подаваться документ.
Что такое учетный анализ?
Анализ учетных данных — это процесс, при котором сторонняя служба проверяет официальное удостоверение личности, предоставленное физическим лицом, путем проверки общедоступных и частных источников данных.
Что такое проверка личности?
Подтверждение личности — это процесс или услуга, с помощью которых третья сторона подтверждает личность подписавшего посредством просмотра личной информации из общедоступных и частных источников данных.
В чем разница между анализом учетных данных и проверкой личности?
Анализ учетных данных подтверждает подлинность удостоверения личности принципала, выданного государством, а проверка личности подтверждает личность отдельного принципала.
Требуется ли в штате Нью-Йорк сертификация платформы для поставщиков платформ электронного нотариального заверения?
В штате Нью-Йорк сертификация платформы не требуется. Используемая здесь модель требует от нотариусов выбора платформ, соответствующих минимальным стандартам. Нотариусы должны получить подтверждение того, что любая используемая платформа соответствует требованиям штата Нью-Йорк, а поставщик платформы в соответствии с Общим бизнес-законом штата Нью-Йорк должен соблюдать эти стандарты, если они работают на рынке Нью-Йорка или представляют уполномоченным нотариусам, что такие платформа соответствует.
Рекомендует ли Государственный департамент конкретного поставщика услуг?
Нет, Департамент не рекомендует какого-либо конкретного поставщика, но нотариус должен использовать поставщика, который соответствует требованиям штата Нью-Йорк. Если вы не уверены, нотариус должен связаться с поставщиком услуг и получить от него подтверждение того, что его услуги соответствуют конкретным требованиям штата Нью-Йорк.
Каковы требования к экземпляру?
Образцы требуются только для электронных нотариусов. Ваш образец должен включать вашу электронную подпись и печать, а также информацию о вашем поставщике услуг цифровых учетных данных. Ваша электронная подпись должна быть цифровой версией вашей подписи, печатные подписи не принимаются. Если вам нужна помощь с вашим экземпляром, обратитесь к поставщику услуг.
Как отправить образец?
После выдачи электронного нотариального поручения войдите в свою учетную запись NY Business Express и перейдите на панель инструментов. Выберите «Запустить приложение-образец», чтобы отправить образец. Если у вас более одного поставщика услуг или вы меняете поставщиков услуг, вы можете перейти сюда, чтобы отправить или обновить свой образец.
Должны ли нотариусы вести журнал?
Да. С 25 января th , 2023, все нотариусы , в том числе те нотариусы, которые предоставляют только традиционные очные услуги, обязаны вести журнал всех совершенных нотариальных действий, который включает тип предоставленного удостоверения личности, в течение 10 лет.
Кроме того, электронные нотариусы должны вести журнал всех нотариальных действий, а также аудио- и видеозаписи всех совершенных электронных нотариальных действий.
Какая информация должна храниться в журнале?
«Традиционный» нотариальный журнал должен содержать:
(1) дату, примерное время и вид совершенных нотариальных действий
(2) имя и адрес лиц, в отношении которых было совершено нотариальное действие
(3) количество и тип предоставленных нотариальных услуг
(4) тип удостоверения личности, используемого для идентификации доверителя, в том числе для проверки, сделанной, когда нотариус полагается на присягу или подтверждение двух свидетелей, которые идентифицируют себя с действительным удостоверением личности государственного образца и которые лично знают лицо, подписавшее документ, имена свидетелей и, если применимо, тип используемых удостоверений; и
(5) процедуры проверки, используемые для любого личного выступления перед нотариусом.
«Электронный» нотариальный журнал должен содержать:
(1) дату, примерное время и вид совершенных нотариальных действий
(2) имя и адрес физических лиц, в отношении которых было совершено нотариальное действие
(3) количество и тип предоставленных нотариальных услуг
(4) тип удостоверения личности, используемого для идентификации доверителя, в том числе для проверки, когда нотариус опирается на присягу или подтверждение двух свидетелей, которые идентифицируют себя с действительным государством выданное удостоверение личности и лично знакомые с лицом, подписавшим документ, имена свидетелей и, если применимо, тип используемых учетных данных;
(5) процедуры проверки, используемые для любого личного выступления перед нотариусом;
(6) для электронных нотариальных действий, идентификация используемых коммуникационных технологий, удостоверяющего центра и провайдеров проверки; и
(7) фактическая аудио/видео запись действия.
Требует ли закон, чтобы подписывающее лицо физически находилось в штате Нью-Йорк для электронного нотариального заверения?
Нет. Нотариус должен находиться в штате Нью-Йорк, но лицо, пользующееся услугами, может находиться в любом месте при условии, что если лицо находится не в США, применяется следующее дополнительное правило:
Если принципал находится за пределами Соединенных Штатов, нотариус должен удостовериться посредством устного подтверждения, сделанного подписывающим лицом в ходе зарегистрированного электронного нотариального действия, что запись или предмет нотариального действия:
(1) должно быть подано или связано с вопросом перед государственным должностным лицом или судом, государственным органом или другим органом, находящимся под юрисдикцией Соединенных Штатов; или
(2) связано с имуществом, находящимся в территориальной юрисдикции Соединенных Штатов, или связано со сделкой, существенно связанной с Соединенными Штатами;
Если электронное нотариальное заверение осуществляется дистанционно, судебная коллегия должна прямо указать, что лицо, дающее подтверждение или дающее присягу, появилось с использованием коммуникационных технологий.
Сколько нотариус может взять за дистанционное нотариальное заверение?
Электронный нотариус может взимать до 25 долларов США за каждое электронное нотариальное действие. Плата может взиматься за каждое нотариальное действие, совершенное в течение одного электронного сеанса. Сертификат подлинности любого документа, созданного с помощью электронного нотариального действия, является нотариальным действием, за которое может взиматься плата в размере 2 долларов США.
Может ли нотариус взимать плату за приведение к присяге или подтверждение или за получение подтверждения, доказательства или исполнение?
Государственный нотариус может взимать плату в размере 2,00 долларов США за приведение к присяге или подтверждение или за получение подтверждения или доказательства исполнения. Если иное не предусмотрено законом, нотариальный сбор не может превышать эту сумму.
Кто освобождается от сдачи нотариального экзамена?
Лицо, которое в настоящее время является членом Коллегии адвокатов штата Нью-Йорк или судебным секретарем Объединенной судебной системы, назначенное на эту должность после сдачи экзамена на продвижение по службе на должность судебного секретаря, но не освобожденное от плата за подачу заявления, может быть назначен нотариусом без экзамена.
Может ли лицо, осужденное за уголовное преступление, стать нотариусом?
Как правило, лицо, осужденное за тяжкое преступление, не может быть назначено нотариусом. Кроме того, некоторые проступки считаются дисквалифицирующими. Однако, если лицо, осужденное за какое-либо преступление, получит исполнительное помилование, справку об освобождении от инвалидности или справку о хорошем поведении от совета по условно-досрочному освобождению, он или она могут быть рассмотрены для назначения.
Какое отношение окружной клерк имеет к нотариусам?
Государственные нотариусы уполномочены в своих округах проживания. После получения и утверждения кандидата в комиссию нотариуса Государственный секретарь предоставляет копию информации о заявлении и подпись нотариуса соответствующему секретарю округа. Секретарь округа ведет учет комиссии и подписи. Затем общественность может получить доступ к этой записи и проверить «официальную» подпись нотариуса в офисе окружного клерка.
Получает ли нотариус какое-либо удостоверение личности или лицензию?
Да, после утверждения нового или обновленного заявления нотариус, подавший заявление онлайн, получит по электронной почте удостоверение личности, которое можно распечатать. Продления, отправленные по почте, получат удостоверение личности по почте.
Что произойдет, если мой документ был нотариально заверен лицом, которое представилось нотариусом, но таковым не было?
Как правило, статья 142-а Закона об исполнительной власти предусматривает, что документ, заверенный нотариусом лицом, не уполномоченным в качестве нотариуса, не будет считаться недействительным из-за этого факта. Если вы оказались в ситуации, когда, по вашему мнению, это может иметь значение, вам следует обратиться к своему адвокату.
В дополнение к моему адресу проживания, должен ли я предоставить вам мой рабочий адрес в моем заявлении нотариуса?
Адрес нотариуса подлежит разглашению в соответствии с Законом о свободе информации, и если заявитель не хочет, чтобы его адрес проживания был разглашен, он также может предоставить в наш офис служебный адрес в штате Нью-Йорк только для раскрытия информации.
Как изменить имя или адрес в лицензии?
Если вы изменили свое имя или адрес, вы можете отправить форму изменения личного имени или адреса вместе с платой в размере 10 долларов США. (Плата в размере 10 долларов США не требуется, если индивидуальное изменение имени связано с изменением семейного положения). Вы также можете изменить свое имя при продлении лицензии/регистрации. Вы должны предоставить подтверждение смены имени, т.е. копию одного из следующих документов: постановление суда об изменении вашего имени; свидетельство о браке; водительское удостоверение или удостоверение личности неводителя; действительный паспорт; или иммиграционные документы. Обратите внимание: вы должны продолжать нотариальное заверение с использованием имени, под которым вы были уполномочены, в течение оставшегося срока.
Каким именем я должен подписать заявку на продление?
Если вы меняете или изменили свое имя, вы должны использовать свое новое имя при подписании заявления на продление.
